Bestuur en beleid 2000

Thijs IJzerman, afdelingsafgevaardigde.

2007    2006     2005     2004     2003     2002     2001     2000

Extra Algemene Vergadering 8 juli 2000.
Voor geïnteresseerden in de organisatie van de NGV beleven we interessante tijden.

Nadat het Hoofdbestuur (HB) op de algemene vergadering (AV) van 24 april jl. was afgetreden, kondigde het HB een nieuwe AV aan eind oktober waarop een nieuw HB gekozen zou worden. Met diverse anderen was en ben ik van mening dat het HB een te zwaar middel aangreep toen de herverkiezing van een lid van hoofdbestuur door de vereniging werd afgewezen; vooral omdat het voorafgaande aan de stemmingen al gonsde van geruchten over veel te verwachten tegenstemmen. Daar komt nog bij dat er op de Gecombineerde Vergadering in januari ook al critische geluiden te horen waren ten aanzien van het niet herkozen HB-lid en bij zijn vorige herverkiezing eveneens.

Eind mei kreeg ik een e-mail van dhr. Arink, voorzitter van de afd. IJssellanden. Ook hij behoorde tot degenen die de handelwijze van het HB afkeurden. Hij had zelfs de indruk dat de gelegenheid is aangegrepen om van een paar lastige zaken, die nu binnen de NGV spelen, af te zijn. Dat bracht hem op de vraag of het wel zo erg is dat dit hoofdbestuur op een niet goed overdachte manier opeens de bestuurlijke pen neerlegt. Volgens dhr. Arink is er is altijd wel een beetje geluk bij een ongeluk. Volgens hem geeft het de vereniging de kansen om zich te beraden op stappen die direct en op korte termijn nodig zijn om als NGV voor haar leden te blijven bestaan en zich aanzienlijk sterker op te stellen in het krachtenveld waarin onze hobby is verzeild geraakt. Indien we dat willen bereiken dan moeten we na de crisis niet een nieuw hoofdbestuur hebben waarin nagenoeg dezelfde mensen zitten. Dan is het gevaar aanwezig dat oude lijnen worden doorgetrokken. Dat is onwenselijk, want dan zijn we als NGV verder van huis dan voor 24 april 2000, aldus dhr. Arink. Deze overwegingen sloten goed aan bij mijn opvattingen naar aanleiding van de gang van zaken op 24 april. Dhr. Arink had het HB voorgesteld om een soort ‘informateur’ aan te stellen die de problemen zou inventariseren en mogelijk nieuwe HB-leden zou aanzoeken. Daarop kwam geen reactie. Dhr. Arink stelde de afgevaardigden voor om op korte termijn een extra AV bijeen te roepen om bovengenoemde ongewenste ontwikkelingen te voorkomen.

Na een snelle consultatieronde binnen het afdelingsbestuur (hier bood e-mail uitkomst) heb ik dhr. Arink laten weten dat de afd. Groningen zijn visie deelde en zijn verzoek om een extra AV steunde. Ook de afdelingen Amsterdam e.o., Computergenealogie, Familieorganisaties, Kennemerland ondersteunden het verzoek. Het HB schreef daarop voor 8 juli een extra AV uit die gehouden werd in het nieuwe verenigingscentrum te Weesp.

Vervolgens kwam er een grote stroom reacties, grotendeels in de vorm van e-mail, binnen vanuit diverse geledingen in de NGV. De HB-crisis was duidelijk iets dat de (bestuurlijke) gemoederen bezig hield. De algemene teneur was duidelijk: bijna iedereen was van mening dat de reactie van het HB na het niet herkiezen van een van zijn leden overtrokken was. Ook het idee van het aanstellen van een of meerdere (in)formateurs die een inventarisatie zouden opstellen van de zaken die op korte termijn aangepakt zouden moeten worden (een soort regeeraccoord) en vervolgens op zoek zouden gaan naar nieuwe HB-leden, vond vrij brede instemming. De afd. IJssellanden was zeer productief, er werd een ‘praatstuk’ opgesteld van ruim 7 pagina’s waarin diverse knelpunten binnen de NGV werden gesignaleerd en suggesties werden gedaan voor een beter functioneren van de NGV. Veel van die ideeën kunnen wij als bestuur van de afd. Groningen onderschrijven.

Op 8 juli werd dan de extra-AV gehouden. De voorzitter van het HB dhr. Dix, opende de vergadering en memoreerde dat dit een unieke vergadering was: nog nooit eerder was er in de geschiedenis van de NGV een AV uitgeschreven op verzoek van een aantal afdelingen. Hij vervolgde met een verklaring over de gang van zaken op 24 april. Vanwege zijn persoonlijke gezondheid had hij al besloten om zich in 2001 niet herkiesbaar te stellen. Mede door tragische familieomstandigheden was het zijn bedoeling om het tot aan de AV van 2001 kalmer aan te doen (ook op medisch advies) en zou dhr. Hees als vice-voorzitter zijn taken grotendeels waarnemen. Door het niet herkiezen van dhr. Hees werd dit plan doorkruist en besloot het HB als geheel af te treden. Vervolgens droeg hij de leiding van de vergadering over aan het HB-lid dhr. Vennik. De verklaring van dhr. Dix wierp een ander licht op de gang van zaken op 24 april. Naar mijn gevoel zou het op de AV van 24 april anders gelopen zijn als deze verklaring toen was afgelegd. Hoe het ook zij, dat is niet gebeurd en gedane zaken nemen geen keer.

Nadat de vergadering de agenda had veranderd, gaf dhr. Arink namens de initiatiefnemers een verklaring waarom tot het bijeenroepen van deze AV was verzocht. Vervolgens gaf hij een opsomming van knelpunten en andere zaken binnen de NGV die door een nieuwe HB aangepakt zouden moeten worden. Daarna kwam het belangrijkste punt aan de orde: het aanstellen van een of meerdere (in)formateurs. Het HB kwam met een eigen voorstel om de zaken zelf af te handelen en beriep zich daarbij op een telefonische enquête onder de afdelingsvoorzitters waaruit zou blijken dat er ook steun was om het HB zelf de zaken af te laten handelen. Tenminste twee voorzitters bleken niet geraadpleegd te zijn en niemand had begrepen dat het om een enquête ging. Na enige discussie werd tot stemming overgegaan en het voorstel voor het aanstellen van een vijftal (in)formateurs in de vorm van een commissie van de AV werd met grote meerderheid aangenomen. De commissie kreeg als opdracht mee: ‘de gesignaleerde problemen te inventariseren aan de hand van de beschikbare stukken en in nader contact met alle afdelingen en een rapport uitbrengen, alsmede met een voorstel komen voor een nieuw bestuur, zoveel mogelijk aan de hand van het opgestelde tijdschema’. Na een schorsing waarin een broodje genuttigd kon worden, werden de namen van de informateurs bekend gemaakt. Het zijn de heren Vulsma (oud voorzitter NGV), De Wit (afd. computergenealogie), Schelhaas (afd. Rijnland), Kuil (afd. Koggenland en Regtien (afd. Amersfoort e.o.).

Deze (in)formateurs zijn aan een strak tijdschema gebonden. Uiterlijk half september moeten zij met een voorstel komen, zodat de afdelingen zich er eind september/begin oktober op een afdelingsledenvergadering over kunnen buigen. Elders in dit blad vindt u een agenda voor een extra afdelingsledenvergadering. Deze afdelingsledenvergaderingen moeten uitmonden in een AV op 28 oktober a.s. waar dan een nieuw HB gekozen zal worden.

Zoals ik al aan het begin van dit stuk meldde, het zijn interessante toestanden binnen de NGV-wereld. In mijn volgende bijdrage kunt u meer lezen over de AV van 28 oktober a.s.

Tot slot nog wat over e-mail. Het is een bijzonder handig en goedkoop middel om snel informatie uit te wisselen met in principe een onbeperkte hoeveelheid personen. Dat bleek eens te meer in de ‘discussie’ die volgde op het initiatief tot het bijeenroepen van de extra AV. Soms kreeg ik het gevoel dat ik haast werd bedolven onder de reacties die mij per e-mail bereikten. Tijdens de AV van 8 juli beklaagden sommigen, waaronder enkele hoofden van dienst, zich er over dat zij niets hadden ontvangen maar dat wel graag hadden willen ontvangen. Dat kan een aantal oorzaken hebben: het e-mail adres is niet bekend bij de afzender; men heeft geen e-mail of het was niet bekend dat de persoon in kwestie die informatie wilde hebben.

Wat het eerste betreft, het lijkt mij een goede zaak dat er zoveel mogelijk e-mailadressen van kaderleden bekend worden. Wellicht dat er een soort mailinglijst kan komen zodat bepaalde informatie standaard naar alle betrokkenen/geïnteresseerden verzonden kan worden. In dit verband wil ik nog wel opmerken dat het uiteindelijk de afgevaardigden zijn die een stem uitbrengen op de AV. Bij hen ligt dus de besluitvorming, hetgeen niet weg neemt dat ook anderen mogen meepraten. Tegen degenen die geen e-mail hebben zou ik willen zeggen: zorg dat u het krijgt en zorg dat uw e-mailadres zo breed mogelijk bekend wordt. Aan de andere kant moet het niemand opgedrongen worden en moeten de e-mailers er rekening mee houden dat er ook mensen zonder e-mail zijn (en zullen blijven). Die moeten dan via de post bereikt worden, alleen doet die er langer over en kan er dus minder snel gereageerd worden. Waar we voor op moeten passen is dat we niet een soort tweedeling krijgen tussen degenen met en zonder e-mail. Dat kan snel leiden tot irritaties en boze reacties en daar is niemand bij gebaat, ook de NGV niet.