Bestuur en beleid 2002

Thijs IJzerman, afdelingsafgevaardigde

2007    2006     2005     2004     2003     2002     2001     2000

Reacties op vorige artikel
Naar aanleiding van mijn vorige stukje kreeg ik een drietal reacties, o.a. van een HB-lid en een oud-HB-lid, die allemaal betrekking hadden op het laatste deel, nl. dat mij verhalen bereikten dat leden van het vorige hoofdbestuur (HB) stukken niet hadden overgedragen of wilden overdragen aan hun opvolgers. Uit de deze reacties is mij gebleken dat het op zijn minst allemaal erg meevalt, dan wel dat de verhalen nergens op berustten. Ik ben daar bijzonder blij om. Mij werd min of meer verweten op geruchten in te gaan. Ik had de verhalen moet verifiëren. Nu bestonden mijn bronnen o.a. uit twee HB-leden, dus niet de eerste de besten. Als zij mij zoiets vertellen, wat valt er dan nog te verifiëren? Bovendien vond ik het dermate ernstig, dat ik er toch aandacht aan besteedde. Hoe dan ook, het blijkt een storm of misschien een rimpeling in een glas water geweest te zijn.

Algemene Vergadering (AV) 24 nov. 2001 te Amersfoort.
Het was te merken dat de voorzitter, dhr. Trap in het verleden burgemeester geweest is, hij leidde de vergadering als was het een raadsvergadering.  De vergadering verliep daardoor vrij gedisciplineerd, maar dat leidde de afgevaardigde van de afd. IJssellanden, dhr. Arink,  wel tot de verzuchting dat hij de “Poolse Landdagen” van vroeger toch wel wat miste. Ik vraag mij af of dat een groot gemis is, enige vergaderdiscipline is toch wenselijk. Desondanks kon toch niet de hele agenda afgewerkt worden, de behandeling van de Beleidsnota is uitgesteld tot de voorjaars-AV in 2002. Ik vraag mij af of het HB niet besefte dat een agenda met de punten statutenwijziging, Beleidsnota en begroting 2002 wel erg veel was voor een vergadering van ongeveer 3 uur, inclusief een theepauze. Wellicht dat een vergadering de volgende keer over de ochtend en de middag gespreid kan worden of dat er eerder wordt begonnen. De voorzitter zou uit ervaring moeten weten dat begrotings­vergaderingen van gemeenteraden vaak over een dag of twee avonden worden uitgesmeerd. Nu is de NGV geen gemeente en de AV geen gemeenteraad en het HB geen college van B&W (hoewel de vergelijking volgens mij zo slecht nog niet is), maar dit was toch wat te veel voor één middag.

 De statutenwijziging nam veel tijd in beslag. Allereerst kwam de vraag aan de orde of er nu wel besloten moest worden tot statutenwijziging dan wel dat dit uitgesteld moest worden tot een later tijdstip en meegenomen moest worden bij een algehele herziening. Het kwam daarbij als vrij snel tot een scherpe aanvaring tussen de voorzitter, dhr. Trap en de dhr. v.d. Meulen, afgevaardigde van de afd. Friesland en oud-HB-lid. Even leek het er op dat we weer een HB-crisis zouden beleven, maar gelukkig kwam het niet zover. Blijkens de reacties uit de zaaI werd zijn optreden in dit verband niet erg gewaardeerd. In dit verband vraag ik mij af of het wel zo gelukkig is dat oud-HB-leden meteen na hun aftreden weer actief worden als afdelingsafgevaardigde. In dit soort situaties laadt je al gauw de verdenking op je dat je je gram wil halen. Met andere woorden, je hebt gauw de schijn tegen. De afgevaardigde van de afd. Friesland meldde dat zijn afdelingen de statutenwijziging niet had kunnen behandelen en dat hij dus geen mandaat had voor dit punt. Desondanks stemde hij wel mee in plaats van blanco te stemmen of zich van stemming te onthouden. Andere afgevaardigden, waaronder ook ikzelf, betoogden dat we in de AV van april jl. ingestemd hadden met een statutenwijziging die we dit najaar zouden behandelen en dat uitstel daarmee in strijd is. Daarmee zou ook het spreiden van de behandeling van de begroting en rekening over najaars- en voorjaars-AV van de baan zijn en dat is nu juist een belangrijke wijziging ten opzichte van de huidige situatie. In de oude situatie werden begroting en rekening in het voorjaar behandeld, wanneer er al een derde van het begrotingsjaar verstreken was. Sommige afgevaardigden gaven aan de Gecombineerde Vergadering (GV) in januari te missen, vooral omdat men daar informatie kon krijgen en vragen over de te behandelen punten op de AV in april. Die informatie was dan beschikbaar vóór de afdelingsleden­vergaderingen. Daar valt wat voor te zeggen, maar de GV en de AV waren volgens mij teveel elkaars doublure en ik geef toch de voorkeur aan de nieuwe situatie. Over dit punt, waarbij ook een verduidelijking van het mandaat van de afgevaardigden, kwam het tot een stemming. De benodigde tweederde meerderheid werd ruim gehaald. Over de andere punten zoals aanpassing van de doelstelling, de samenstelling van de AV en de wijze van verandering van het Huishoudelijk Reglement werden zonder stemming aangenomen. Ook de voorgestelde statutenwijzigingscommissie werd aanvaard. Ik wil hierbij nog wel opmerken dat het mij wat vreemd overkomt dat als het HB kandidaten vraagt voor een commissie en er zich leden melden, men die vervolgens niet moet afwijzen omdat de commissie al vol is met reeds aangezochte kandidaten. Het zal overigens nog wel twee à drie jaar duren voordat de commissie zijn werkzaamheden voltooid heeft.

Zoals al gemeld, aan de Beleidsnota kwam we door tijdgebrek niet meer toe. Bij de begroting 2002 gaven vrijwel alle afdelingen aan niet gelukkig te zijn met de bezuinigingen door de 1e penningmeester. De penningmeester had opdracht gekregen van het HB om een sluitende begroting te presenteren waardoor hij met grote tegenzin (niet zijn ‘favoriete bezigheid’) onder andere in de begrotingen van de afdelingen moest snijden. De meeste afdelingen moeten ten opzichte van 2001 in meer of mindere mate inleveren, enkelen gaan er op vooruit. De 1e penningmeester, dhr. Den Hertog, verklaarde bij het opstellen van de begroting niet gelet te hebben op de afdelingsbegrotingen van 2001. Toch maakt het een wat vreemde indruk dat sommige afdelingen een flinke verhoging krijgen ten opzichte van 2001 terwijl er bij andere afdelingen sprake is van een (forse) achteruitgang. De communicatie tussen de penningmeester en de afdelingspenningmeesters verdient ook verbetering. De afdelingspenningmeesters moesten uit de stukken voor de AV opmaken (die zij alleen krijgen als ze afgevaardigde zijn) dat er op hun begroting was gekort. Mijns inziens had het voor de hand gelegen hun dit vooraf te melden. De 1e penningmeester verdedigde zich met de opmerking dat de AV uiteindelijke de begroting van de vereniging vaststelt, waar de begrotingen van de afdelingen deel van uitmaken en dat na een besluit van de AV de begroting definitief is. Daar kan tegenover gesteld worden dat de afdelingsleden­verga­de­ringen een begroting moet vaststellen voorafgaande aan de AV en dat dat op deze manier een wassen neus wordt. Gezien de reacties in de AV kan de communicatie tussen de heer Den Hertog en de afdelingen wel wat beter.

Het HB stelde verder nog voor om het lidmaatschap per 1 juni resp. 1 januari in te laten gaan, ongeacht wanneer men zich aan zou melden als lid.  Dit was wel een heel onvriendelijk voorstel, je zou dan maanden moeten wachten totdat je iets hoort van de NGV. Dit voorstel kwam ter vervanging van de huidige methode van een lidmaatschap dat per maand kan ingaan maar wat administratief veel werk met zich meebrengt.  Door onze afdeling was een amendement op ingediend waardoor het lidmaatschap met terugwerkende kracht per 1 januari dan wel per 1 juni zou ingaan en als men tussen 1 december en 1 januari lid zou worden, het lidmaatschap inging per 1 januari. Bij aanmelding tussen 1 juni en 1 december zou dan de halve contributie verschuldigd zijn. Tot mijn grote verbazing bleek de penningmeester het ingediende voorstel in te trekken en wilde hij het huidige systeem handhaven omdat er te weinig steun zou zijn voor wijziging daarvan. Ik zou verwacht hebben dat ons amendement als zijnde een vereenvoudiging van het huidige systeem verwelkomt zou worden, maar het tegendeel bleek het geval. Uit informele contacten met andere afgevaardigden bleek dat men sympathiek stond tegenover ons amendement, maar gezien de handelwijze van de penningmeester restte mij niets anders dan het amendement in te trekken. Wellicht dat we het nog eens indienen als initiatiefvoorstel, want het huidige systeem is inderdaad (te) ingewikkeld.

Onderscheiding

De scheidende directeur van het Verenigingscentrum, dhr. Bothof, werd onderscheiden met de zilveren NGV-speld voor zijn vele verdiensten voor de NGV. Mevr. Greveling die de ledenadministratie en de dienst bestellingen bestiert, werd ook nog even in het zonnetje gezet, zeer terecht. Zij verricht in stilte zeer veel en heel belangrijk werk.

Reactie n.a.v. vorige bijdrage
Soms krijg ik reacties op mijn artikelen. Soms mondelinge reacties van leden die mijn stukjes met plezier lezen en vinden dat ik (zo) vooral door moet gaan maar soms ook van leden die het niet eens zijn met (een deel van) de inhoud. De heer B.D. v.d. Meulen, afgevaardigde van de afd. Friesland, stuurde mij een afschrift van een brief die hij aan diverse ereleden, dhr. Vulsma en aan de leden van de besturen van de afd. Friesland, Groningen en Drenthe had verzonden n.a.v. mijn vorige bijdrage. De brief was dus niet rechtstreeks aan mij gericht. Dhr. v.d. Meulen meldde o.a. dat diverse leden zich gestoord hadden aan mijn artikel. Verder toonde hij zich in zijn wiek geschoten over mijn opmerking over zijn rol als afgevaardigde tijdens de laatste Algemene Vergadering (AV). Ook zou ik bepaalde zaken verkeerd weergegeven hebben. Tot slot zou ik (teveel) aandacht besteed hebben aan zaken die van de agenda van de AV afgevoerd waren. Als klap op de vuurpijl werden de bestuursleden van de afd. Groningen verweten medeverantwoordelijk te zijn voor de inhoud van mijn bijdrage. Hoewel de brief dus niet rechtstreeks aan mij gericht was, heb ik dhr. v.d. Meulen toch gemeend te moeten antwoorden, zij het niet uitgebreid en zakelijk. Verder heb ik hem gezegd dat ik in de volgende aflevering van Bestuur en Beleid zijn kritiek zou behandelen.

Om te beginnen vind ik het wat vreemd dat degenen die het niet met mijn stukjes eens zijn zich niet rechtsreeks tot mij wenden maar tot een ander. Mijn (e-mail)-adres en telefoonnummer staan in elke HuppelDePup (HDP) zodat men zijn of haar ongenoegen op allerlei manieren aan mij kenbaar kan maken. Ik wil best geloven dat de leden waar dhr. v.d. Meulen het over heeft zich tot hem hebben gewend, maar waarom wenden zij zich min of meer anoniem tot een derde? Ik ben helemaal niet bang voor kritiek maar dan wel graag rechtstreeks aan mijn persoon. Als er leden zijn die het niet met mijn handelen eens zijn, raad ik ze aan om lid te worden van de afd. Groningen en naar de afdelingsledenvergadering te komen en mij daar ter verantwoording te roepen.

Wat de rol van dhr. v.d. Meulen als afgevaardigde betreft, de afd. Friesland moet natuurlijk zelf weten wie men als afgevaardigde aanwijst, maar of het nu zo verstandig was om meteen na het aftreden als HB-lid weer afgevaardigde te worden, betwijfel ik. Zoals ik al eerder schreef, je hebt gauw de schijn tegen je.  De afd. Friesland zou geen tijd gehad hebben om de voorstellen voor de AV nog op tijd voor de AV te behandelen. De afgevaardigde kreeg een volmacht om te handelen naar de geest van een informele bijeenkomst daarover. Volgens mij komt het vooral aan op een goede planning om de punten voor de AV op tijd te behandelen. In onze afdeling is dat goed gelukt. Ik mij ben niet bewust dat ik zaken verkeerd weergegeven heb. Ik heb verslag gedaan van de situatie zoals ik die beleefd heb. In dit verband ben ik het met dhr. v.d. Meulen eens dat het wenselijk is dat de notulen van de AV binnen een maand na de AV beschikbaar zijn.

Ik heb inderdaad de nodige aandacht besteed aan de gang van zaken rond het voorstel over de contributie en met name ons amendement daarop. Dat het voorstel waar ons amendement betrekking op had, werd ingetrokken, doet daar niets aan af. Het was een amendement van de afd. Groningen en ik vind dat de leden er dan ook recht op hebben te weten wat er met het amendement is gebeurd, nog afgezien van de handelwijze van de penningmeester.  Dat de leden van het afdelingsbestuur medeverantwoordelijk zouden zijn voor de inhoud van mijn artikel, is volledig misplaatst. Ik schrijf deze stukjes als afgevaardigde en niet als bestuurslid. Dat ik beide functies bekleed, doet daar niets aan af. Het zijn twee verschillende functies die los van elkaar staan. Alle bestuursleden en twee redactieleden krijgen de concepttekst voor commentaar toegezonden. Uiteindelijk bepaal ik zelf wat de definitieve versie wordt. Ik ben als afgevaardigde verantwoordelijk voor mijn tekst en niet het bestuur.

 Voorzittersoverleg.
Zaterdag 16 februari jl. vond er een overleg plaats tussen de voorzitters van de afdelingen en het HB. Onze afdeling was daar vertegenwoordigd door de voorzitter dhr. Van Campen en ondergetekende als vice-voorzitter. Hoewel ik daar dus niet was als afgevaardigde, wil ik u toch een aantal zaken die daar aan de orde geweest zijn niet onthouden.

Allereerst kwam de voorzitter van het HB dhr. Trap, met de mededeling dat de 1e penning­meester dhr. Den Hertog, was afgetreden wegens een verschil van inzicht over het financiële beleid. Er is nog geen opvolger gevonden. Zijn taak wordt voorlopig waargenomen door de 2e penningmeester dhr. De Wit in samenwerking met het HB-lid dhr. Vennik. De heer De Lange blijft de financiële administratie doen en de oud-penningmeester dhr. Gerbers is bereid 1 jaar assistentie te verlenen. Voor de vacature van 1e secretaris als opvolger van mevr. Van der Most, is dhr. Van der Horst, nu nog hoofd van de contactdienst, bereid gevonden zich kandidaat te stellen. Op grond van een machtiging van de AV wordt hij alvast ingewerkt in zijn nieuwe functie.

De financiële situatie van de NGV blijft op langere termijn zorgelijk. Weliswaar wordt er over 2001 een incidentele meevaller verwacht vanwege niet gedane maar wel geraamde uitgaven en meevallende inkomsten, maar dat betekent zeker niet dat we ons financieel alles kunnen veroorloven. Wat daar nauw mee samenhangt is het Verenigingscentrum (VC). Zoals bekend is de huidige ruimte te krap. De huisvestingscommissie is gereactiveerd. Een vestiging in bijv. meer oostelijke richting was voor de aanwezigen ook acceptabel. De vraag of we ruimte gaan kopen of huren is nog niet beantwoord, dat is grotendeels afhankelijk van de beschikbare ruimte. De locatie moet goed bereikbaar zijn met openbaar en eigen vervoer. Zoals te verwachten, kwam ook de vraag naar voren of we wel een VC willen of dat we niet beter kunnen samengaan met het CBG. Vrij algemeen was men van mening dat we voorlopig door moeten gaan met een eigen centrum, onder het motto ‘geen oude schoenen weggooien voordat je nieuwe hebt’.

Ook de mogelijkheid van rijkssubsidiëring kwam ter sprake. De rijksoverheid brengt de subsidie aan het CBG terug en zal daarom niet gauw geneigd zijn de NGV te subsidiëren of zal aandringen op een samengaan van NGV en CBG.

Volgens een van de aanwezigen zou Gens Nostra (GN) te duur zijn. De redactie bekijkt elke keer tegen de tijd dat het contract met de drukker afloopt of er elders een goedkopere drukker is en tot dusverre is de huidige drukker daar als goedkoopste uitgekomen. Ook werd er gesproken over de positie van GN. Moet het blijven zoals het nu is, of moet het meer of uitsluitend voor genealogische bronnen bestemd worden of willen we het ook als een ‘clubblad’ van de NGV?

Het HB wil de zelfstandigheid van de afdelingen vergroten door hun meer bevoegdheid te geven om dingen te doen binnen het budget. De afdelingen vormen in feite de basis van de NGV en als het goed gaat met de afdelingen, gaat het ook goed (of beter) met de NGV als geheel. De ingestelde commissie die de statuten gaat doorlichten, zal ook kijken naar een mogelijke juridische zelfstandigheid van de afdelingen.

Er werden geen besluiten genomen (dat kan ook niet, het overleg heeft geen enkele formele status) maar het is goed dat er van tijd tot tijd eens over deze zaken nagedacht en gesproken wordt.

Op 27 april jl. vond in Utrecht de Algemene Vergadering (AV) plaats. Belangrijke punten waren de financiën (o.a. jaarrekening 2001), de beleidsnota van het hoofdbestuur (HB) en de samenstelling van het HB.

Jaarrekening 2001
De rekening over 2001 sloot met een batig saldo. Dat is op zich natuurlijk verheugend, temeer daar er niet op een overschot was gerekend. De oorzaak is zoals gewoonlijk een samenloop van omstandigheden: de hogere contributieopbrengst, enkele incidentele meevallers en het achterwege blijven van uitgaven die wel in de begroting waren opgenomen. Dat neemt niet weg dat die uitgaven waarschijnlijk t.z.t. wel gedaan moeten worden. Vanuit de vergadering werd aangedrongen dat het HB de opmerkingen van de kascommissie over zou nemen en wanneer dat onverhoopt niet mogelijk zou zijn, daar onder opgave van de redenen, melding van te doen in het Bestuursbulletin (informatieblad voor het NGV-kader). Het HB zegde dit toe. Schrijver dezes werd benoemd tot 2e plv. lid van de kascommissie. De rekening werd ongewijzigd vastgesteld.

Eerbetoon
Mevr. Hermanus-Schippers, o.a. oud-1e secretaris van het HB en actief binnen de Dienst Informatie en Promotie (DIP), kreeg uit handen van de voorzitter van het HB de heer Trap de gouden erespeld van de NGV uitgereikt. Langs deze weg mijn hartelijke gelukwensen voor deze met recht zeer verdiende onderscheiding.

Samenstelling HB
In verband met het terugtreden van de 1e en 2e secretaris en de penningmeester van het HB waren er enkele vacatures ontstaan. Verder waren er nog enkele zittende HB volgens het rooster van aftreden aan de beurt om af te treden. In de vacature van 1e secretaris werd benoemd de heer Van der Horst, hoofd van de Contactdienst. In de vacature 1e penningmeester werd de heer M.J. de Lange, nu nog financieel administrateur van de NGV, benoemd. Er is nog een vacature 2e secretaris (formeel/statutair bestaat die functie niet, net zomin als die van 2e penningmeester) maar het HB meende dat zonder grote gevolgen deze vacature nog wel even open kan blijven, wat natuurlijk niet wegneemt dat als er een geschikte kandidaat gevonden wordt, de vacature alsnog vervuld wordt. De periodiek aftredende HB-leden werden allen herkozen. Vanuit de vergadering werd nog gevraagd of de heer Van der Horst zijn nieuwe functie zou blijven combineren met die van hoofd Contactdienst. De heer Van der Horst merkte op dat hij die beide functies best zou kunnen combineren, maar het niet wilde. Hij is in gesprek met een opvolger en hoopt dat die na de vakantie het werk kan overnemen. Of de heer De Lange als penningmeester ook de administratie blijft doen, is niet duidelijk. Jammer in dit verband is wel dat er zo weinig vrouwen binnen de NGV zijn die een (hoofd)bestuursfunctie willen bekleden waardoor het HB nu uitsluitend uit mannen bestaat.

Beleidsnota
Deze beleidsnota is in het verleden al eens besproken in de afdelingsledenvergadering (ALV) en zou eigenlijk de vorige AV al besproken worden, doch wegens tijdgebrek kwamen we er toen niet meer aan toe. Dat gaf ons afdelingsbestuur de kans om de nota nog eens door te nemen en aan de opmerkingen van de ALV er nog enkele aan toe te voegen. De nota werd hoofdstuksgewijs behandeld. Van een aantal afdelingen was het schriftelijk commentaar op de nota gebundeld. Temeer daar ik het belangrijk vond en vind dat de aanwezigen op de AV kennis kunnen nemen van de mening van onze afdeling, heb ik het commentaar van onze afdeling bij de betreffende hoofdstukken naar voren gebracht. Het zou teveel ruimte in beslag nemen om de reactie van het HB hier te vermelden. Het HB zal zijn voordeel doen met alle op- en aanmerkingen. Er kwam en opmerking dat eenieder die meent op elke regel van een stuk van het HB te moeten reageren, het commentaar van te tevoren bij het HB moet indienen. Zoals ik al aangaf, hebben wij dat ook gedaan. Echter, in de AV moet het tot een vrije uitwisseling van gedachten kunnen komen. Ik vind dat de AV kennis moet kunnen nemen van de opvattingen van de afdelingen die dat niet hebben gedaan en daar moet eventueel over gediscusieerd kunnen worden.

Reorganisatie Verenigingscentrum
De vergadering kwam niet aan dit punt toe. Het zal op de AV van 23 november a.s. behandeld worden.

Rondvraag
Vanuit de afd. Familieorganisaties werd gepleit voor een (bijzonder) hoogleraar Genealogie. De voorzitter antwoordde dat deze wens leeft bij de NGV en het CBG, maar een probleem is wie dit moet betalen.

De afgevaardigde van de afd. Hollands Noorderkwartier, de heer Kaldenbach, zei zich regelmatig te ergeren aan de stukjes die ik in deze rubriek schrijf. Uit de reacties kon opgemaakt worden dat hij niet de enige is. Ik heb de heer Kaldenbach na afloop van de vergadering gevraagd of hij wat duidelijker kon aangeven waar hij zich nu zo aan stoorde, maar daar had hij de tijd niet voor. Jammer, want het is niet mijn bedoeling mensen te ergeren.