Bestuur en beleid 2003

Thijs IJzerman, afdelingsafgevaardigde

2007    2006     2005     2004     2003     2002     2001     2000

Zaterdag 23 november jl. vond er weer een Algemene Vergadering (AV) plaats in Utrecht. Sinds een hele tijd geleden vertegenwoordigde ik de afdeling alleen, aangezien de afdeling momenteel niet over een plv. afgevaardigde beschikt. Mocht u belangstelling hebben voor deze functie, neemt u dan contact op met onze voorzitter of met mij. Het bestuur geeft er overigens de voorkeur aan dat de afgevaardigde en de plaatsvervanger deel uit maken van het bestuur.

De vergadering verliep in een plezierige en geanimeerde stemming. De agenda werd onder de bezielende leiding van voorzitter Trap vlot afgewerkt, iets wat hem als oud-burgemeester wel is toevertrouwd. De vergadering begon met enkele mededelingen. De huisvestingscommissie (HC) voor het Verenigingscentrum (VC) is druk bezig met allerlei voorgestelde en aangeboden locatie te bekijken, maar een definitieve locatie is nog niet in beeld. Tijdens de vergadering werd nog een locatie aangedragen die de HC ook zal bekijken. De Werkgroep Positionering Afdelingen heeft zijn rapport ingeleverd bij het HB. Dat gaat het rapport nu bestuderen en zal naar aanleiding daarvan met een voorstel naar de AV komen. In de nabije toekomst zullen er in het HB enkele vacatures ontstaan en de aanwezigen werd dringend gevraagd om uit te kijken naar geschikte kandidaten. Het ledenaantal zal eind 2002

Begroting 2003

Wat bij de begroting 2003 opvalt, is dat de contributie-inkomsten duidelijk lager zijn begroot dan voor 2002. Volgens de penningmeester, dhr. De Lange, komt dit doordat de contributies voor 2002 te hoog zijn begroot. Toch is er voor 2003 nog een batig saldo geraamd van ruim € 80,000,-. De heer Arink (afd. IJssellanden) verwonderde zich dat voorgesteld werd de contributies voor 2003 niet te verhogen. Een grotere reserve voor een nieuw VC en stijgende kosten zouden volgens hem een contributiesverhoging rechtvaardigen. Hij wilde eventueel met een amendement op de begroting komen. De heer Te Meij (afd. Computergenealogie) pleitte voor een onderzoek naar de redenen van opzegging. Ook hij pleitte er voor om niet te terughoudend te zijn met een contributieverhoging. Een regelmatige verhoging in de vorm van een indexering heeft zijn voorkeur in plaats van sprongsgewijs. Volgens hem zijn er zo’n 250.000 actieve genealogen en komen daar in de komende jaren door o.a. pensionering alleen maar meer bij. De NGV heeft met ± 11.000 leden daar maar zo’n 4,5% van als lid. Dat zouden er volgens hem beduidend meer kunnen zijn. Waar hij zijn cijfers op baseerde was niet duidelijk en ik vraag mij af of ze correct zijn. Ook het CBG heeft te kampen met een teruggang in donateurs. Dhr. Te Meij stelde voor om het aantal nummers van Gens Nostra terug te brengen tot 8 en het vrijkomende geld te gebruiken voor ledenwerving. Ook suggereerde hij om een lidmaatschap in te voeren met en zonder Gens Nostra. De laatste groep zou dan een lagere drempel hebben om lid te worden. Tenslotte stelde hij een bon voor om een lidmaatschap, eventueel voor meerdere jaren, cadeau te geven. Dhr. v.d. Wal (afd. Amsterdam) was blij dat er geen contributieverhoging komt, maar was anderzijds bezorgd om sprongsgewijze verhogingen. Een enquête in zijn afdeling heeft uitgewezen dat Gens Nostra als een belangrijk bindmiddel wordt beschouwd. Ook in de afd. Friesland hecht men veel waarde aan Gens Nostra. Het HB antwoordde bij monde van de penningmeester dat men blij is dat een contributieverhoging niet onbespreekbaar is en zal hier rekening mee houden voor 2004. Hij vond het beter om wat conservatief te ramen, dan heb je minder gauw last van tegenvallende inkomsten. Voor wat betreft Gens Nostra vond het HB het geen goed idee om te gaan snijden in een goedlopend project. Dhr. Kaldenbach (afd. Hollands Noorderkwartier) wees er op dat de portokosten omhoog zullen gaan bij 8 i.p.v. 10 nummers en bij een gedifferentieerd lidmaatschap de drukkosten eveneens. Het is maar zeer de vraag of er dan een aanmerkelijke kostenbesparing wordt bereikt. Het HB onderschreef deze argumenten. Wat het amendement betreft, het HB vermoedde dat de meeste afgevaardigden geen mandaat hadden om hierover te besluiten. Zoals gezegd, het HB zal de opmerkingen over de contributie meenemen voor de begroting 2004. De begroting 2003 werd vervolgens met algemene stemmen ongewijzigd vastgesteld.

Beleidsintenties NGV

Bij het punt statuten NGV wees de heer v.d. Wal (Amsterdam) er op dat zijn afdeling voor de begroting en rekening 3 vergaderingen moet houden. De statutencommissie zal dit probleem meenemen in de herziening van de statuten.

Huisvesting VC: de huisvestingscie is uitgebreid met de directeur van het VC. De HV-cie is naast het bestuderen en bekijken van diverse locaties bezig te kijken naar wat de werkelijke kosten en de wensen van het VC zijn. Namens onze afdeling heb ik het standpunt verwoord zoals dat op de afdelingsledenvergadering is vastgesteld. Wij hebben geen probleem met een huisvesting in een functioneel gebouw, waar ook andere organisaties in gehuisvest kunnen zijn, zolang de identiteit van de NGV maar blijft bestaan. Daarbij moet wel aandacht besteed worden aan de bereikbaarheid, zowel bezien vanuit een landelijk als vanuit een lokaal gezichtspunt. Als tevens wordt gewerkt aan versterking van de positie van de NGV, met name op financieel gebied, hoeft voor identiteitsverlies niet zo te worden gevreesd. Versterking van de financiële positie door het verwerven van subsidies is zeker een optie, daarbij vooral ook denken aan projectsubsidies.

Genealogische Dag: onze afdeling is van mening dat, zolang er afdelingen bereid zijn een landelijke GD te organiseren en dit kostenneutraal kan gebeuren, het aanbeveling verdient de huidige gang van zaken te continueren. Indien naar verhouding de regionale inbreng op een landelijke GD te groot zou worden gevonden, kan door inbreng van bijvoorbeeld landelijke thema’s (via het hoofdbestuur) een meer evenwichtiger verhouding tussen regionale en landelijke bijdragen worden gevonden. Daar dient opgemerkt te worden dat een evenwichtiger verhouding tussen regionale en landelijke inbreng ook verkregen zou kunnen worden door afwisselend GD’n te organiseren met een regionaal dan wel met een landelijk karakter (bijv. om het jaar of twee jaar regionaal/een jaar landelijk). Ik heb daarbij nog het thema immigranten geopperd als thema voor een GD.

Samenwerking en externe betrekkingen: de archiefpas komt er in 2003 aan. Hij zal 5 jaar geldig zijn en de eerste 55.000 exemplaren zullen gratis zijn. Aangezien de pas in de toekomst o.a. gebruikt kan worden voor kortingen op boeken e.d., lijkt een bescheiden bijdrage op termijn niet onredelijk. Het zou mooi zijn als de pas ook gebruikt zou kunnen worden voor de toegang van het VC, maar gezien de daaraan verbonden kosten en de aanschaf van apparatuur, zit dat er voorlopig nog niet in. Ook moeten dan alle bescheiden in het VC electronisch opgevraagd kunnen worden.

Dhr. Kaldenbach deelde tenslotte nog mee dat op 15 februari a.s. er in het VC een Duitslanddag gehouden wordt, ook toegankelijk voor NGV-leden.

De voorzitter kon de vergadering rond 16.30 uur sluiten.

Op 26 april vond de voorjaars-AV (Algemene Vergadering) plaats te Utrecht. De opkomst van de afgevaardigden liet te wensen over, diverse afdelingen hadden bericht van verhindering gezonden. Wellicht dat dit samenhing met het begin van de voorjaarsvakantie en het feit dat er vrijwel alleen huishoudelijke zaken geagendeerd waren. Toch jammer, naar mijn mening  heb je als (plv.)afgevaardigde toch de morele plicht om als het maar enigszins kan, aanwezig te zijn en de datum ligt lang van tevoren vast.

Bij het punt mededelingen werd onder meer aandacht besteed aan het overlijden van enkele actieve NGV-leden, waaronder het erelid dhr. Van Eijk die vrijwel altijd aanwezig was op de AV. Ter nagedachtenis van deze leden nam de vergadering staande enige momenten van stilte in acht. Verder besteedde voorzitter Trap aandacht aan het algemene gebrek aan kandidaat-bestuursleden. Vaak zijn er wel mensen te vinden voor eenmalige projecten, maar voor langduriger zaken zoals bestuursfuncties is hert bijzonder moeilijk. Dat probleem speelt niet alleen op HB-niveau of alleen binnen de NGV (ons afdelingsbestuur zou er graag nog een bestuurslid bijhebben) maar binnen veel organisaties. Als je lid bent van een vereniging en je draagt die vereniging een warm hart toe, waarom dan niet wat tijd in een bestuurs­functie gestoken? Zo vreselijk veel tijd hoeft dat ook weer niet te kosten. Over de Genealogische Dag (GD) werd gemeld dat deze in 2004 in Alkmaar plaatsvindt en in 2006 zal het 60-jarig bestaan van de NGV herdacht worden. Er wordt nog gezocht naar een kandidaat voor 2005. Voor de aanstaande GD in Ede zijn al meer dan 500 aanmeldingen binnen. De catalogus van het Verengingscentrum (VC) zal binnenkort op de NGV-website te raadplegen zijn.  Er wordt nog gedacht aan een systeem om door middel van een wachtwoord te zijner tijd ook de collecties via internet te kunnen raadplegen. De onlangs in het VC gehouden Duitslanddag was een groot succes en wellicht voor herhaling vatbaar en ook voor andere landen.

Over huisvesting van het VC was weinig nieuws te melden, het HB onderzoekt nog diverse locaties en mogelijkheden, waaronder ook het nog langer blijven in het huidige VC. Aangezien het huidige huurcontract in februari 2005 afloopt, moet er voor die tijd een besluit genomen worden. Indien er wordt overgegaan tot koop van een pand, dan zal de AV daarvoor toestemming moeten geven.

Naar aanleiding van het financieel jaarverslag over 2002 werd gevraagd waar de aankoop van de collectie Pama terug te vinden was en wat die gekost heeft. De kosten bedroegen ongeveer 4000 euro en zijn voornamelijk ten laste gebracht van de Interne Dienst. De penningmeester deelde mee dat men voor 2004 rekening moet houden met een contributieverhoging van 1 euro, daar er voor 2004 een nadelig saldo begroot is van 3200 euro. 

Bij de bestuursverkiezingen waren de penningmeester dhr. De Lange en het bestuurslid dhr. Poortvliet aftredend. Dhr. De Lange stelde zich herkiesbaar, dhr. Poortvliet niet. Desondanks bleek hij bereid om toch nog enige tijd aan te blijven aangezien er geen opvolger voor hem te vinden was. Deze bereidheid werd door de vergadering met applaus beloond. Dhr. De Lange werd bij acclamatie herkozen.

Mede gezien het feit dat we deze keer bijzonder snel door de agenda heengingen vroeg dhr. Van Zon (afd. Fam. org.) zich af of we in de toekomst wel vast moeten blijven houden aan twee AV-en per jaar en hij pleitte er voor om dit facultatief te maken in plaats van verplicht. Bij monde van voorzitter Trap antwoordde het HB dat de AV hier zelf voor gekozen heeft en dat het HB één vergadering per jaar wat weinig vindt om elkaar te ontmoeten en besluiten te nemen. Bovendien hoeft een AV niet altijd zo kort te duren als deze keer. Desalniettemin zal dit punt onder de aandacht van de statutencommissie gebracht worden die een herziening van de statuten voorbereid. De secretaris dhr. Van der Horst voegde daar nog aan toe dat de najaars-AV met name bedoeld is voor beleidsvoorstellen.

Het HB heeft aan 300 leden een enquête gestuurd om een idee te krijgen van de wensen en ideeën die onder de leden leven. Inmiddels zijn er 175 terug ontvangen. Wanneer niet alle enquêteformulieren terugkomen, zal er een nieuwe steekproef genomen worden totdat er 300 binnen zijn om zo een representatief beeld te krijgen. Hopelijk kan er later dit jaar wat meer verteld worden over de uitkomsten.

Om 15.00 uur kon dhr. Trap de vergadering sluiten, zodat de agenda binnen 1½  uur afgehandeld was.  Een record, maar de vergadering verliep in goede sfeer en alle punten kregen de aandacht die nodig was.

Nieuws over het Verenigingscentrum.
Zoals bekend, is het Verenigingscentrum (VC) al enige jaren in Weesp gevestigd. Dit pand wordt door de NGV gehuurd. In principe was het pand in Weesp als tijdelijke huisvesting bedoelt. In opdracht van het hoofbestuur (HB) is er een huisvestingscommissie op zoek naar een definitieve vestiging waarbij het de bedoeling is dat er een pand gekocht wordt. Deze commissie heeft de afgelopen jaren ettelijke panden bekeken maar geen van allen voldeden aan de eisen.

Aankoop huidige VC.
Het HB heeft nu overeenstemming bereikt met de eigenaar/verhuurder van het pand in Weesp om het pand aan te kopen voor € 462.500,- k.k.. Op het eerste gezicht wekt deze overeenkomst enige verwondering. In het verleden is tenminste de indruk gewekt dat het pand in Weesp eigenlijk te klein zou zijn. Volgens het hoofdbestuur is daar geen sprake van en kan door herinrichting en eventueel intern verbouwen het beschikbare oppervlak veel efficiënter gebruikt worden. Verder is er nog een mogelijk om een buitengang bij de beschikbare ruimte te trekken en/of een verdieping op de zijvleugel te zetten. In het recente verleden is ook door het HB gezegd dat de vloerbelasting van de 1e verdieping zijn maximum heeft bereikt. Het HB stelt nu dat de vloerbelasting in opdracht van het vorige HB is onderzocht en in orde is bevonden, doch dat is niet hetzelfde.

Financiering.
De aankoop wordt gefinancierd door € 224.500,- uit eigen middelen, een lening à 1% ad € 35.000,- van de Stichting Sedes Nostra en een hypotheek van de Rabobank Weesp ad 240.000,- à 4,5%. Volgens het HB wordt in 2003 ten opzichte van de jaarlijkse huurprijs (2003: € 46.830,- ) een besparing van € 12.270,- bereikt. In 2004 zou de besparing € 14.448,- bedragen.

Extra Algemene Vergadering.
Deze ontwikkeling is uiteraard onderwerp van bespreking geweest binnen het afdelingsbestuur. Het bestuur staat positief tegenover de voorgenomen aankoop. In verband met deze aankoop heeft het HB voor 13 september a.s. een extra Algemene Vergadering (AV) uitgeschreven.

Alternatieve locaties.
Naast het pand in Weesp zijn er nog enkele ander alternatieve locaties bekeken:

·         Het gebouw De Bazel’ (voormalig hoofdkantoor van de Ned. Handelsmij, later ABN) in Amsterdam. Het is de bedoeling dat het gemeentearchief Amsterdam hier op termijn in gehuisvest zal worden. De komende 5 jaar zal het pand nog gebruikt worden door het Rijksmuseum. De huurprijzen voor de NGV zouden tussen € 150 en € 250 per m2 bedragen (excl. servicekosten en BTW). De NGV heeft thans 560 m2. Dit zou fors hogere huurlasten met zich meebrengen.

·         Erfgoedcentrum Lelystad. Hierin worden een 7-tal archieven en musea ondergebracht. Op zich was dit de meest kansrijke locatie. De NGV wil echter een eigen studiezaal en ruimte om buiten de openingstijden bestanden te bewerken e.d. Dat zou wel tot de mogelijkheden behoren, doch dit zou een forse stijging van de huurprijs met zich meebrengen tot € 70.000,-.

·         Utrecht. Het voornemen was dat het Utrechts Archief zou verhuizen van de Alexander Numankade naar de binnenstad van Utrecht. De NGV zou dan eventueel vrijkomende ruimte kunnen huren. De verhuizing is echter afgeblazen waardoor het Utrechts Archief vooralsnog op de huidige locatie blijft.