Bestuur en beleid 2005

Thijs IJzerman, afdelingsafgevaardigde.

2007    2006     2005     2004     2003     2002     2001     2000

Op 27 november vond de najaars Algemene Vergadering (AV) plaats in Utrecht. Voor het eerst sinds langere tijd kon ik mij laten vergezellen van een plaatsvervangend afgevaardigde in de persoon van Gert Zuidema. Ik hoop dat de samenwerking met hem net zo goed en plezierig mag zijn als met zijn voorgangers.

Naar aanleiding van de notulen van de AV van 24 april heb ik (nog eens) aangedrongen om iemand te gaan zoeken die de NGV-archieven kan ordenen en inventariseren. Het moet toch mogelijk zijn dat er een VUT-ter of een gepensioneerd archivaris of een stagiaire van een archiefopleiding te vinden is die dat tegen vergoeding van reiskosten (of eventueel een stagevergoeding) wil doen. Een vereniging waarvan de leden voor de uitoefening van hun hobby aangewezen zijn op archieven, slaat in mijn ogen toch een raar figuur als ze hun eigen archieven niet op orde hebben.

Aan het begin van de vergadering werd een motie voorgelezen van de afd. Computer-genealogie (CG) o.a. over samenwerking met Seniorweb. Op voorstel van het hoofd-bestuur (HB) werd deze motie aangehouden voor beraad en advies. De tekst van de motie zal wel alvast aan alle afdelingen worden gezonden zodat die er reeds kennis van kunnen nemen.

Een belangrijk punt van bespreking, zo niet het belangrijkste punt, waren de ‘Beleids-intenties hoofdbestuur 2005 e.v.’. Deze intenties zijn binnen het bestuur terdege besproken. Het woord ‘intenties’ roept bij mij een nogal hoge mate van vrijblijvendheid op. Het zal wel niet zo bedoeld zijn, maar een wat sterkere aanduiding zou naar mijn idee beter geweest zijn. Deze intenties zijn een vervolg op de Beleidsintenties 2002/2003. Wat daarbij opvalt is dat er nergens wordt vermeld in hoeverre die zijn gerealiseerd. Nieuwe intenties zijn prima maar dan moet er wel een evaluatie van de voorgaande bij zijn. Het HB zegde toe dat die alsnog komt.

Bij het punt Financieel Beleid heb ik er op aangedrongen dat, als de HB-penningmeester wijzigingen aanbrengt in de afdelingsbegrotingen, hij daarover tijdig overleg pleegt met de penningmeester van de afdeling. Het is als afdelingsbestuur tamelijk vervelend als je op de HB-begroting opeens een ander bedrag ziet staan voor je afdeling dan je als bestuur hebt ingediend. De penningmeester van het HB, dhr. De Lange, antwoordde dat hij dat in principe wel wil doen maar dat er dan wel tijd voor moet zijn. Hoe eerder de afdelingen hun begrotingen indienen, hoe meer tijd er is. Verder is er door mij aangedrongen op een grotere vrijheid voor de afdelingen om eigen inkomsten, bijv. afkomstig van eigen publicaties of van geschonken en verkochte tijdschriften, te kunnen behouden.

Bij de ledenwerving is door mij gepleit voor een onderzoek naar de mogelijkheden van een gedifferentieerd lidmaatschap, bijv. met of zonder Gens Nostra (overigens is dat een onderwerp wat om de zoveel tijd weer te sprake komt, maar kennelijk nogal gevoelig ligt. Het blijkt moeilijk te bespreken). Veel leden voelen zich wel betrokken bij een afdeling, zeker als het gebied van die afdeling historisch gezien een eigen karakter heeft, zoals onze afdeling of de afd. Twente. Door de afgevaardigde van de afd. Den Helder, dhr. Poortvliet, werd dit uitgelegd alsof ik de landelijke NGV zou willen ontbinden ten gunste van de afdelingen. Dat was natuurlijk schromelijk overdreven. Onze afdeling hecht zeer aan de landelijke NGV maar wil ook de leden bij de vereniging houden.

De bibliotheken in het Verenigingscentrum (VC) worden gesaneerd. Dubbele exemplaren of boeken en tijdschriften die bij nader inzien niet meer in de collectie passen worden afgestoten. Als u in het VC komt kunt u daar een keuze maken. In verband met het toegenomen gebruik van internet en de daar steeds meer beschikbaar komende gegevens, dient het VC vooral iets toe te voegen wat er nog niet is. Zo is de collectie lakzegels onlangs gedigitaliseerd en te raadplegen via internet.
Het HB pleit ervoor om alle afdelingswebsites onder de paraplu te brengen van de landelijke site. Dit heeft als voordeel dat als de webmaster uitvalt, er gemakkelijk iemand anders het over kan nemen. Verder kan het kosten besparen. De afd. CG kan desgewenst ondersteuning bieden aan afdelingen die nog geen website hebben of die om een webmaster verlegen zitten.

Een compliment aan de redactie van Gens Nostra voor het opfleuren van GN is zeker op zijn plaats. De redactie wil in de toekomst meer educatieve en ondersteunende artikelen plaatsen. Onze afdeling zal daar in de loop van 2005 meerdere steentjes aan bijdragen.

NGV publicaties komen niet erg op gang. De portefeuillehouders in het HB zouden eens contact kunnen zoeken met de afdelingen om te bezien wat de mogelijkheden op dat gebied zijn. Er moet niet teveel afgewacht worden.

De Genealogische Dag (GD) moet vooral doorgaan zolang het kostendekkend kan. Onze afdeling heeft een plan bij het HB ingediend voor de organisatie van een GD in de stad Groningen in 2008 (2005: Steenwijk, 2006: jubileum in Utrecht, 2007: afd. Zuid Limburg).

De invoering van een gebruikspas zou volgens het HB een garantie zijn voor een betere dienstverlening in de archieven. Het is te hopen dat de kwaliteit van dienstverlening niet afhankelijk is van een gebruikspas.

Het HB betreurt de concentratie van waterschapsarchieven als gevolg van fusies van waterschappen. Hierdoor wordt uit het oog verloren dat archieven die van ouds thuis horen in een bepaalde regio gebracht worden naar plaatsen die historisch gezien niets met die archieven van doen hebben of hadden. Het HB zou graag zien dat de afdelings-besturen daar tegen zouden protesteren. Ik zie daar niets in. Waterschapsfusies zijn te vergelijken met gemeentelijke herindelingen en daar vindt na verloop van tijd ook een concentratie plaats van de archieven en daar wordt niets over gezegd. En waarom ook? Meestal komen deze waterschapsarchieven in een grotere plaats en zijn daardoor ook beter bereikbaar.

Het HB overweegt om, met het oog op het positief effect op het imago van de NGV, in de nabije toekomst een internationaal congres op het gebied van genealogie en/of heraldiek naar Nederland te halen of zelf het initiatief tot de organisatie te nemen. Dat lijkt mij zeer toe te juichen.

Bij de behandeling van de begroting 2005 stond niets geraamd voor de jubileumviering in 2006. Volgens de penningmeester moet aan de hand van een mogelijk batig saldo over 2004 bezien worden wat daarvan gereserveerd kan worden voor 2006. De huidige reservering van € 15.000,- is in elk geval nog niet toereikend. De begroting voor 2005 werd ongewijzigd vastgesteld.

Naar aanleiding van een suggestie voor de beoordeling van de beste afdelingswebsite zijn websites van afdelingen bekeken door een jury. Als beste kwam de site van de afd. Kempen en Peelland uit de bus. 

Bij de rondvraag is door mij nog voorgesteld om t.g.v. het jubileum in 2006 een boekje te maken over 60 jaar wel en wee van de NGV. Het HB stond er sympathiek tegenover en zou het doorspelen naar de jubileumcommissie.

Op 23 april jl. vond de jaarlijkse voorjaars Algemene Vergadering (AV) plaats in Utrecht.
Direct bij aanvang werd een ogenblik stilte in acht genomen ter herdenking van de heer Frans Manche, hoofd van de Onderzoekruildienst, die eerder dit jaar plotseling overleed. Hij was ook bijzonder actief binnen de Pro-Gen gebruikersgroep.

Bij de opening kon de voorzitter, dhr. Trap, mededelen mee dat er met het Centraal Bureau voor Genealogie gesproken is over een erkenning van elkaars lidmaatschap/donateurschap. Geen van beide organisaties voelt hier voor omdat het niet in het belang van de NGV noch van het CBG is. Er zijn veel leden van de NGV donateur (‘vriend’) van het CBG en andersom. Bij erkenning van elkaars lidmaatschap/donateurschap zou men al gauw kiezen voor een van beide organisaties waardoor de inkomsten sterk terug zouden lopen met alle gevolgen van dien. Samenvoeging van beide organisaties is ook niet aan de orde, het CBG zit niet op de NGV te wachten en beide organisatie beschouwen elkaar als complementair. Nog daargelaten dat de NGV een vereniging is en het CBG een stichting.
Tijdens de vorige AV was er door de afd. Computergenealogie (CG) een motie ingediend om tot een nauwe samenwerking te komen met seniorweb en om de inkomensproblematiek van 65+-ers ter kennis te brengen van het parlement. Het hoofdbestuur (HB) wees de motie af omdat het seniorweb geen genealogische organisatie is en men alleen samenwerkings-overeenkomsten wil aangaan met andere genealogische organisaties. De inkomens-problematiek van ouderen is geen aangelegenheid voor de NGV; bovendien heeft de NGV daarin onvoldoende inzicht. De motie werd met een overgrote meerderheid verworpen. Het HB heeft zich ook gebogen over de suggestie van differentiatie van het lidmaatschap (bijv. alleen lid van een afdeling). Dit punt komt nader aan de orde bij de statutenherziening maar vooralsnog voelt het HB er weinig voor. Men beschouwt Gens Nostra (GN) als een blad voor alle leden. Wel is er overleg met onze Vlaamse zustervereniging over vormen van samenwerking. Met de Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der Laatste Dagen (de ‘Mormonen’) is inmiddels een overeenkomst getekend waardoor het Verenigingscentrum (VC) in Weesp is erkend als Familiehistorisch Centrum. Het is nu wachten op de materialen. De waarde van het VC voor de Wet Onroerende Zaken is enkele tonnen hoger dan waarvoor het is aangeschaft. Het HB heeft dan ook een bezwaarschrift ingediend. Van wijlen mevr. Klop uit Hilversum werd een legaat ontvangen van € 11.000,-, wat in dank is aanvaard.

Naar aanleiding van het jaarverslag van het secretariaat heb ik nog eens gevraagd naar de stand van zaken van het verenigingsarchief. De vorige AV heb ik enkele suggesties gedaan om dit te ordenen en te inventariseren. Naar ik heb begrepen hangt een en ander samen met het karakter van het archief; een buitenstaander zou eerder geneigd zijn bepaalde zaken weg te gooien dan iemand die de NGV goed kent. De heer Van Velius, tevens lid van de Commissie Collectiebeheer (CCB, een commissie die het HB adviseert over de collecties op het VC) deelde mee dat hij al een blik heeft geworpen op het archief en dat hij, als de werkzaamheden van de commissie beëindigd zijn, zich met het archief bezig wilde gaan houden. Hij is in het dagelijks leven archivaris.
Op advies van de CCB heeft het VC besloten om geen grote knipsels meer te accepteren. De kwaliteit en inhoud van deze knipsels zijn erg wisselend. De soep wordt uiteindelijk niet zo heet gegeten als hij wordt opgediend. Als er grote knipsels zijn met een sterke genealogische waarde, dan zullen deze toch nog geaccepteerd worden. Ik heb gevraagd om de knippers in het land van een en ander via de knipselscoördinatoren of rechtsreeks van het een en ander op de hoogte te stellen, opdat zij ook weten waar ze aan toe zijn. Het HB zegde dit toe.

Hoewel de AV in het algemeen terughoudend is met betrekking tot de financiën van de afdelingen, kon men er deze keer niet onderuit om de financiën van de afd. CG te bespreken. Deze afdeling had in 2004 een verlies geleden van € 11.785,-. Volgens de penningmeester van het HB, dhr. De Lange, zijn de reserves van de afd. CG in feite teruggelopen tot nihil. De oorzaak van dit grote verlies is onder ander de restyling van het afdelingsblad waardoor het ook veel duurder is geworden (€ 12.000,- meer dan begroot). Ook de bestuurskosten waren meer dan verdubbeld t.o.v. de begroting. Voor programma-tuurontwikkeling werd € 16.000,- meer uitgeven dan begroot maar ook € 32.000,- meer ontvangen dan begroot. De toelichting in het financieel verslag was tamelijk summier. Dit riep uiteraard vragen op bij de afgevaardigden. Zo heb ik gevraagd of er geen offerte was aangevraagd voor het nieuwe afdelingsblad en of het bestuur soms wekelijks vergaderd heeft dan wel een betaalde bestuurder heeft aangetrokken. Bij een goede boekhouding zie je in de loop van het jaar toch dat je ver over je begroting heen gaat. Bij de ontwikkeling van het nieuwe programma Gens Data Pro (GDP) bleek dat de programmeur van het vorige programma nog recht had op bepaalde vergoedingen. Dit dreigde bijna tot een rechtzaak te komen maar uiteindelijk heeft men dit weten af te kopen. Over de mogelijke offerte en de boekhouding kreeg ik geen duidelijkheid. Onder bestuurskosten zijn ook kosten geboekt die beter onder andere posten thuis hadden gehoord waardoor de bestuurskosten nu een vertekend beeld geven. Dhr. De Lange kon niet alles ophelderen omdat hij ook niet over alle informatie beschikte. Uiteraard is het in de eerste plaats een aangelegenheid van de afd. CG maar hij had zich als eindverantwoordelijke toch beter moeten laten informeren. Het HB heeft met de afd. CG afgesproken dat men ieder kwartaal zal rapporteren en het HB zal de afdeling nauwlettend volgen. De voorzitter van de afd. CG, dhr. Te Meij, wees er nog op dat de afdeling in het verleden grote sommen heeft bijgedragen aan de automatisering in het VC die in dank zijn aanvaard. Hij vond het in dat licht toch wat dubbel dat men nu massaal over zijn afdeling heen viel, temeer daar de afdeling zichzelf bedruipt en geen geld uit de algemene middelen ontvangt. 
Opvallend was ook dat de regionale afdelingen, evenals voorgaande jaren, minder uitgegeven hebben dan begroot. Volgens de penningmeester zijn de afdelingen geneigd om vrij ruim te begroten. Hij pleitte er voor dat er meer reëel begroot wordt.

Van de zittende bestuursleden werden de heren Trap, Vennik en De Wit herkozen. De kandidatuur van de heer De Wit was enigszins omstreden omdat hij tevens penningmeester is van de afd. CG. Naar aanleiding van de desastreuze cijfers van de afd. CG was hij als penningmeester afgetreden maar op dringend verzoek van de afdeling blijft hij nog een jaar. Het HB wil in dit jaar ook bezien of dhr. De Wit kan blijven functioneren maar heeft vooralsnog vertrouwen in zijn persoon. Als nieuw bestuurslid werd gekozen de heer J.Th. Wesseling uit Den Haag die de heer Van der Horst als 2e secretaris zal gaan ondersteunen.

In de rondvraag werd nog gevraagd naar de consequenties van een zeer recent arrest van het gerechtshof te Arnhem waardoor vrijwilligers bij verenigingen e.d. als werknemers beschouwd moeten worden. Als hun tijdens hun vrijwilligerswerk wat overkomt, kan de organisatie aansprakelijk zijn. Dit kan grote gevolgen hebben voor de NGV als vrijwilligersorganisatie. Het arrest was nog zo recent dat het HB hier nog niets over kon zeggen maar onderzocht wordt in hoeverre dit gedekt wordt door onze verzekeringen. 
Ik heb er voor gepleit om de afdelingen te voorzien van promotiemateriaal, zoals een NGV-vlag en/of een promo-wand om de herkenbaarheid op markten e.d. te vergroten. Het HB zag het nu hier wel van in en zal het nader bekijken.
Door het ontvallen van de heer Manche is er een vacature bij de onderzoekruildienst. De heer Van der Meulen (Friesland) wilde weten of daar al in voorzien is. De secretaris, dhr. v.d. Horst, antwoordde dat de belangstelling voor de dienst zo sterk teruggelopen is dat overwogen is om de dienst op te heffen doch ook bij slechts een paar aanvragen per jaar heeft de dienst nog wel bestaansrecht. Het HB zoekt nu een nieuw hoofd van dienst.