Jaarverslag over het jaar 2005

1. Ledenbestand.

Ledenbestand van de afdeling per 1 januari 2005: 526 leden en 108 bijkomende leden.
Ledenbestand van de afdeling per 31 december 2005: 512 leden en 104 bijkomende leden.
Per saldo een verlies van 14 leden en van 4 bijkomende leden.
(zie voorts pt. 9).

2. Bestuur.

Bestuurssamenstelling.
Het afdelingsbestuur bestond op 01-01-2005 uit de volgende personen:
J.W.H. van Campen, voorzitter, 
M.J. IJzerman, vice-voorzitter / afdelingsafgevaardigde, 
R. Ploeger, secretaris, 
G. Zuidema, penningmeester / plv. afdelingsafgevaardigde,
N.T. de Oude, lid / DIP, 
E.F. van der Laan, lid.

Bestuursverkiezing.
De heren J.W.H. van Campen en R. Ploeger waren volgens rooster aftredend. Beide heren stelden zich herkiesbaar en werden in de Afdelings-Leden-Vergadering (ALV) van 9 april 2005 bij acclamatie herkozen voor een volgende bestuursperiode.

Bestuursvergaderingen.
Het bestuur van de afdeling vergaderde in het verslagjaar 7 maal.
Naast de reguliere bestuursvergaderingen werden twee extra vergaderingen gehouden, waarbij ook de redactie van HDP en de coördinatoren van de ondersteunende diensten waren betrokken.
De eerste extra vergadering werd gehouden op 19 oktober.
Onderwerp van gesprek betrof de gang van zaken bij HDP. Ten aanzien van de inhoud van het blad werd besloten enkele rubrieken toe te voegen. Organisatorisch zal de gang van zaken worden gecontinueerd, wel zullen de kosten in de gaten worden gehouden ( portokosten, oplage, etc).
De tweede extra vergadering werd gehouden op 14 december.
De komst van een nieuwe webmaster in de persoon van dhr. M. Glas (zie ook hierna) gaf aanleiding om zowel inhoudelijk als organisatorisch de gang van zaken betreffende de website met dhr. Glas door te nemen. Er zijn goede afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden ten aanzien van beheer en uitvoering, zodat de continuïteit van de website gewaarborgd is.
Voor een goede relatie tussen bestuur en webmaster werd behoefte gevoeld aan een coördinator. De heer E.F. van der Laan heeft deze taak op zich genomen.

3. Ondersteunende diensten.

In het verslagjaar werden de functies in de ondersteunende diensten vervuld door:
- Coördinator Afdelings Leden Service (CALS): dhr T.K.J. Wagenaar.
- Dienst Informatie en Promotie (DIP): dhr. N.T. de Oude.
- Redactie HuppelDePup (HDP): dhr. H.J.E. Hartog, dhr. J.B. Kranenborg, dhr. E.F. van der Laan, mw. A. Veldhuis, dhr. M.J. IJzerman.
- Coördinator Knipseldienst: dhr. F. Renssen.
- Webmaster: mw. G.J. Kaman-Broekhuizen.

Tegen het eind van het verslagjaar gaf mw. Kaman te kennen in verband met privé omstandigheden de functie van webmaster niet langer te kunnen vervullen. Hoewel het bestuur haar besluit betreurde, werd deze gerespecteerd en is zij per 01-12-2005 ontheven van de functie van webmaster. Het bestuur dankt mw. Kaman voor de door haar in deze functie voor de afdeling verrichte werkzaamheden.
De voorzitter is er in het verslagjaar nog in geslaagd een kandidaat voor deze functie te vinden en wel in de persoon van dhr. M(enne) Glas. De heer Glas heeft zich bereid verklaard de functie van webmaster te willen vervullen. Het bestuur heeft hem vervolgens per 01-12-2005 in deze functie benoemd.

4. Afdelingsactiviteiten.

Lezingen.
In het verslagjaar werden 8 lezingen georganiseerd, waarvan de tweede tot en met de vijfde in samenwerking met de vereniging ”Stad & Lande” en het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven.
De gezamenlijke lezingen werden gehouden onder het thema: 
”Groningers te Water”.
Sprekers en thema,s:
- dhr. M. Schroor over: Ontwikkeling van vaarwegen en de veenvaart in de 17e en 18e eeuw.
- dhr. J. Leininga over: Monsterrollen uit de 19e eeuw.
- dhr. H. Hachmer over: Ontwikkeling van de binnenvaart in de Groninger Veenkoloniën.
- dhr. R. Mast over: Scheepsbouw en havens in Groningen in de 20e eeuw.
Per lezing waren er ruim 90 bezoekers.

Onder eigen verantwoordelijkheid werden de volgende vier lezingen georganiseerd:
- dhr. P. Nieuwland over: Onderzoek in de bronnen van het Tresoar.
Aantal bezoekers: 38.
- dhr. R.H. Alma over: Oude akten en familiegeschiedenis.
Aantal bezoekers: ca. 40.
- mw. J. van Keulen over: Een boedelinventaris opent deuren die gesloten waren.
Aantal bezoekers: ca 45.
- mw. B.S. Hempenius-van Dijk over: Goederenrecht in de provincie van Stad en Lande.
Aantal bezoekers: 33.

Afdelings-Leden-Vergaderingen(ALV).
In het verslagjaar werden twee ALV’s gehouden. 
De voorjaarsledenvergadering (op 9 april) werd bezocht door 11 leden.
De najaarsledenvergadering (op 22 november) werd bezocht door 9 leden.

Genealogie en Computer.
In het verslagjaar werd op 23 april een manifestatie Genealogie en Computer georganiseerd.
Informatie werd gegeven over genealogische programma’s, internet en computers. Computertoepassingen met betrekking tot genealogie en historie werden getoond door (amateur-)genealogen, historische verenigingen en instellingen.
Deze manifestatie werd georganiseerd in samenwerking met de NGV afdeling Drenthe en het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven. Gezien het grote aantal bezoekers (ca. 200) heeft deze manifestatie aan het doel beantwoord.

De lezingen, de ALV’s en de manifestatie vonden alle plaats in het gebouw van het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven.

Bezoeken.
Op 26 februari werd onder leiding van dhr M.J. IJzerman met elf leden van de afdeling een bezoek gebracht aan het Verenigingscentrum(VC) te Weesp. Uit verkregen reacties mag worden opgemaakt dat het een geslaagd bezoek was. Bezoeken aan het VC blijken in een behoefte aan genealogische informatie te voorzien.
Op 23 mei werd bezoek ontvangen van een viertal leden van het bestuur van de Arbeitskreis Familienforschung der Emsländischen Landschaft (AFEL). De ontvangst vond plaats in het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven; medewerkers van de Groninger Archieven verzorgden een uitstekende rondleiding langs afdelingen van het archief. Uit reacties van de bezoekers mocht worden afgeleid dat de rondleiding zeer op prijs werd gesteld.

5. Deelname aan externe bijeenkomsten.

Dhr. M.J. IJzerman (afd.afgevaardigde) nam op 23 april en 3 december deel aan de Algemene Vergaderingen te Utrecht; op 3 december nam ook dhr. G. Zuidema (plv. afd.afgevaardigde) deel aan de vergadering.
De heren J.W.H. van Campen, M.J. IJzerman en N.T. de Oude namen deel aan het door het HB ingestelde regio-overleg; dit vond in het verslagjaar plaats op 20 augustus te Zwolle.
De heer M.J. IJzerman nam op 19 april deel aan de vergadering van het Platform Culturele Organisaties (sectie geschiedenis); deze vergadering vond plaats te Wirdum(Gn).
De heer J.W.H. van Campen nam in het najaar deel aan meerdere werkgroepver- gaderingen ter voorbereiding van een in het eerste halfjaar van 2006 te houden aantal lezingen. De lezingen worden georganiseerd in samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven en de vereniging ”Stad en Lande”.

6. Contactdienst (CALS).

Op 1 mei van dit jaar is binnen de Contactdienst een organisatorische wijziging doorgevoerd. Met ingang van deze datum is de CALS-functie overeenkomstig een daartoe strekkend besluit van het hoofdbestuur onder de verantwoordelijkheid van de afdeling geplaatst. Het opvullen van deze taak is voortaan een zaak van de afdeling; de kosten ervoor zullen ten laste van de afdelingsbegroting komen.
De feitelijke vorm van de dienstverlening zal door deze wijziging geen verandering ondergaan; de opzet van het gegevenssysteem en de manier van informatie- uitwisseling wijzigen niet.
Ook in het verslagjaar is een deel van de verstrekte informatie via het ”groene formulier”gegaan, voor een ander deel via e-mail.
Voorts is het plaatsen van het bestand van de Contactdienst op internet in 2005 voltooid.
In het verslagjaar heeft de CALS als docent weer een bijdrage geleverd aan enkele introductie-cursussen, die in samenwerking met de Groninger Archieven werden gegeven.
Tevens heeft de CALS zijn bijdrage geleverd aan de bezetting van de afdelingsstand bij door derden georganiseerde manifestaties.
Zowel cursussen als manifestaties bieden de mogelijkheid voor de promotie van de Contactdienst.

7. HuppelDePup (HDP).

Het afdelingsblad beleefde in het verslagjaar zijn twaalfde jaargang, bestaande uit drie nummers met samen 96 pagina’s A5, waaraan toegevoegd een inhoudsopgave en jaarindex van 8 pagina’s.
De oplage bestaat uit 810 exemplaren. Daarvan werden 660 exemplaren verzonden aan leden en bijkomende leden.
65 exemplaren werden verzonden aan abonnees, 10 aan diverse instellingen (zoals het RHC Groninger Archieven, het Drents Archief, etc.) en 45 aan NGV afdelingen en hoofdbestuursleden.
Voorts waren 7 exemplaren bestemd voor adverteerders en ruilabonnementen.
De redactie kwam drie keer in vergadering bijeen. Ook waren er drie werkavonden, waarop onder meer het blad verzendklaar werd gemaakt.

8. Knipseldienst.

De Knipseldienst werd in het verslagjaar verrijkt met een prachtige verzameling familiedrukwerk bestaande uit: 43 geboortekaartjes, 21 huwelijksaankondigingen en 117 overlijdensberichten.
Naast overdracht ontvangt het Verenigingscentrum ook graag verzamelingen familiedrukwerk ter kopiëring. Aanbieding kan plaatsvinden via de coördinator Knipseldienst.
Van de vaste kern van knipsters en knippers werd op gezette tijden weer materiaal ontvangen; helaas was de ”oogst” in het verslagjaar geringer dan in het jaar daarvoor. Oorzaak lag voor een deel in de discontinuïteit van het aangeleverde materiaal. Voor volledigheid is een continue stroom van berichten uit de relevante kranten van belang.
Van enkele vaste medewerkers werden de advertenties ontvangen door middel van een scan via de computer. Dit is een goede mogelijkheid om de knipsels ter verwerking bij de coördinator te bezorgen. Het e-mail adres van de Knipseldienst is te vinden in HuppelDePup.
In het verslagjaar is in het Verenigingscentrum een begin gemaakt met het digitaliseren van de collectie familieadvertenties.

9. Dienst Informatie en Promotie.

Leden.
Zowel de NGV als landelijke organisatie als de afdeling Groningen hebben over de periode van 1 januari 1990 (oudst beschikbare gegevens) tot en met 1 januari 2000 een gestage groei gekend. 
Vanaf die tijd is het ledenaantal afgenomen: voor de NGV was dat van 11667 in 2000 tot 9925 op 1 januari 2006. Bij de afdeling Groningen liep het aantal leden in die periode terug van 575 naar 512.
Dit is een algemeen verschijnsel, mogelijk het resultaat van de bredere beschikbaarheid van (genealogische) gegevens op het internet. Ook het gemak van het publiceren van eigen gegevens op het internet kan wellicht van invloed zijn.
In percentages gezien is het ledenbestand van de afdeling beter op peil gebleven dan het landelijke bestand. Uitgaande van een ledenbestand van 100% in 1990 is de NGV gegroeid tot een maximum van 153% in 2000 en daarna afgenomen tot 130% op 1 januari 2006. De afdeling Groningen kende een groei tot 203% in 2000 (uitgaande van 100% in 1990) en daarna een afname tot 181% op 1 januari 2006.
Gegeven het voorgaande is behoud van leden een belangrijk punt. In dat kader heeft persoonlijke benadering van ”trage betalers” een positieve uitwerking gehad. Enkele bestuursleden hebben betrokkenen benaderd met als resultaat dat meer dan eens toegezegd werd de achterstallige contributie alsnog te zullen voldoen.

Evenementen.
De afdeling was in het verslagjaar vertegenwoordigd op de volgende evenementen:
*. Genealogische Dag 2005 te Steenwijk op 21 mei,
*. Manifestatie feestelijke herdenking van het 25 jarig bestaan van de
Vereniging voor Genealogie en Historie ”Westerwolde” te Wedde op 10 september,
*. Genealogische Ahnenbörse van de Arbeitskreis Familienforschung der
Emsländischen Landschaft, tevens viering van het 25 jarig bestaan van de
Arbeitskreis, te Nordhorn op 17 september,
*. Dag van de Groninger Geschiedenis te Groningen op 5 november.
De vaste bezetting voor onze stand, bestaande uit mw. A. Veldhuis en de heren H.J.E. Hartog en T.K.J. Wagenaar waren bij de evenementen present.
In Nordhorn werd het vaste team geassisteerd door dhr. E.F. van der Laan en in Groningen door dhr. J.B. Kranenborg.

Voorlichting.
In het verslagjaar hebben bestuurs-/ redactieleden weer een bijdrage geleverd aan de kennismakings-bijeenkomsten in het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven voor beginnende onderzoekers. De deelnemers krijgen in deze bijeenkomsten enkele zoekopdrachten uit te werken. 
Een kort overzicht is gegeven van genealogische instellingen in Nederland (NGV en CBG).
Aan de deelnemers zijn ook folders uitgereikt van de NGV, de afdeling Groningen en van het CBG.

Foldermateriaal.
In het verslagjaar zijn NGV folders verzonden naar de gemeentelijke archieven in de provincie Groningen.
De afdelingsfolder is verzonden naar de 70 bibliotheken in de provincie.
De NGV folder zal in 2006 naar deze bibliotheken worden gezonden.

De voorzitter: J.W.H. van Campen. De secretaris: R. Ploeger.